Tuesday, January 25th, 2022

Etkinlik Yazılımı Verimliliğinizi Nasıl Artırır ve Maliyetlerinizi Nasıl Düşürür?

Yürüttüğünüz etkinlik sayısını azaltmak, bütçe indirimlerini yönetmenin bir yoludur; bununla birlikte, ilgili bir dizi olay sürecini otomatikleştirmek, bütçe kesintilerini yönetmenin daha proaktif ve etkili bir yoludur. İster yerel bir otoritede isterse ticari etkinlik pazarında olsun, çoğu etkinlik organizatörü, yalnızca daha azına daha fazlasını yapmak ister ve çevrimiçi bir etkinlik yazılımı çözümünün uygulanması, aşağıdakileri sağlayarak bunu başarmalarına yardımcı olabilir:

  • Süreçlerin otomasyonu yoluyla personel maliyetlerinin azaltılması
  • Tamamen web tabanlı bir çözümün uygulanması yoluyla kağıtsız bir ofisi teşvik etmek
  • Bütçeleri ve maliyetleri yakından izlemek ve yönetmek
  • Tüm dahili iş uygulamalarıyla entegrasyon sayesinde size zaman tasarrufu sağlar
  • Birden fazla hizmet/disiplin genelinde kullanılabilen sınırsız kullanıcı sitesi lisansı uygulamak
  • Düşük kurulum maliyetleriyle birden fazla dağıtım seçeneği sağlama

Etkinlik Verimliliği ve Yatırım Getirisi

Hem ticari pazardaki hem de yerel yönetimlerdeki etkinlik yöneticileri, etkinlik yazılımından yararlanarak etkinlik yönetimi uygulamalarının verimliliğini artırabilir. Bir kez uygulandıktan sonra çevrimiçi bir etkinlik çözümü, bu etkinliklerin otomasyonunu tek bir merkezi konumdan kontrol ederek ve yöneterek kuruluşunuzun en iyi uygulamalı etkinlik yönetimi süreçlerini benimsemesini sağlayacaktır. Etkinlik yönetimi için özel olarak tasarlanmış bir yazılım çözümünün kullanılmasının, aşağıdaki etkinliklerin yönetimi yoluyla büyük maliyet ve zaman tasarrufu avantajlarına sahip olduğu kanıtlanmıştır:

  • Web Sitesi Entegrasyonu
  • Etkinlik Mikrositeleri
  • Çevirimiçi kayıt
  • Etkinlik İletişimi
  • e-davet
  • E-Anket
  • Rozet Üretimi
  • Kaynak yönetimi
  • Finans Yönetimi
  • Seyahat Yönetimi
  • Toplantı Planlayıcı
  • Olay Raporlama ve Analizi

Etkinlik ROI’nizi ölçmek artık her zamankinden daha önemli, ancak etkinliklerinizin ne kadar verimli olduğunu nasıl bilebilirsiniz? Etkinlik yazılımını kullanmak, verimliliği artırmanın, işinize daha fazla gelir sağlamanın ve müşterilerinizi ayakta tutmanın etkili bir yoludur. Yüz yüze etkinlik pazarlaması, etkinlik hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı ölçmenin en kolay yollarından biridir ve bir etkinlik yazılımı çözümünde bulunanlar gibi gerekli araçlara sahipseniz daha da basitleştirilebilir.

Etkinlik sonrası sonuçları ve geri bildirimleri ölçebilmeniz ve delege başına maliyet ve genel etkinlik karlılığı gibi maliyetleri ölçebilmeniz zorunludur; bu nedenle işinize doğru tahmini satış tahmini sağlamanıza olanak tanır. Etkinlik yönetimi sistemleri bunu yapmanıza izin verir ve değerlendirme ve raporlama sürecini çok daha basit, daha az zaman alan ve daha uygun maliyetli hale getirerek olay verilerinizi sizin için işleyecektir.

Self Servis Web Portalı

Yani bütçeniz düşürüldü ama etkinliklerinizin bu azalma yüzünden zarar görmemesini nasıl garanti ediyorsunuz? Bir yol, bir self servis web portalı aracılığıyla bir delege/vatandaş yolculuğunu çevrimiçi olarak yakalamaktır; bu, yalnızca delegelerinizin/vatandaşlarınızın etkinlik yolculuğunun sorunsuz olmasını sağlama konusunda ne kadar kararlı olduğunuzu göstermekle kalmayacak, aynı zamanda bilgilerinizin güncel, temiz ve doğru olmasını da sağlayacaktır. .

Tam işlevli bir web self servis portalı ile çevrimiçi bir etkinlik çözümü uygulamak, delegelerin kişisel bilgilerine herhangi bir yerden herhangi bir zamanda erişmesine olanak tanır. Delegeler/vatandaşlar, portalın kategorize edilmiş bölümleri, kapsamlı arama mekanizması ve etkinlik takvimi aracılığıyla etkinlikleri görüntüleyebilir ve rezervasyon yapabilir. Bir etkinlik için rezervasyon yapıldığında, hatırlatıcılar, bildirimler ve güncellemeler ilgili tüm taraflara kolayca iletilebilir. Çevrimiçi, çok yönlü bir olay çözümü kullanmak, tam olarak işleyen bir self servis portalı aracılığıyla tüm hizmetleri çevrimiçi olarak yönetmenize, izlemenize ve kontrol etmenize olanak tanır. Portal, ticari ve devlet hizmetleri ve aşağıdakiler gibi her türlü etkinlik için özel marka ve etki alanı URL’lerinizi kullanarak mevcut web sitenizi taklit edecektir;

  • seminerler
  • atölyeler
  • Konferanslar
  • Şirket içi şirket toplantıları
  • Eğitim kursları ve
  • Teşvikler
  • kayıt memuru randevuları
  • MOT kayıtları
  • Bisiklete binebilirlik
  • Açık hava etkinlikleri
  • çöp toplama
  • Haşere kontrolü

Etkinlik rezervasyon portalı, yürüttüğünüz etkinliklere/randevulara ilişkin delegelerinizin/vatandaşlarınızın çevrimiçi görünümüdür ve etkinlik rezervasyonlarını ve çevrimiçi etkinlik profillerini yönetebilecekleri tek yerdir. Çevrimiçi kapsamlı bir self servis web portalı, etkinlik yöneticisinin iyi organize olmasına, çok görevli olmasına ve kuruluşunuza zaman tasarrufu, maliyet tasarrufu ve iyileştirilmiş etkinlik performansı gibi net verimlilik kazanımları sağlamasına olanak tanır.

Delegeler/vatandaşlar yalnızca belirli kriterlere bağlı olarak randevu alabildikleri için, yerel makamlar söz konusu olduğunda bu, maliyetleri önemli ölçüde azaltacaktır. Evlilik bildirimleri için bir kayıt memuru randevusu alma örneğini kullanarak, böyle bir randevu almak için gereken kriterler çok sayıda değişkene bağlıdır. Başvuru sahipleri, hemcins birlikteliği olup olmadığı, uyrukları, ikamet ettikleri ülke, yaşadıkları ilçe, yaş, söz konusu ilçede ikamet ettikleri süre vb. gibi bir dizi soruyu yanıtlamalıdır. Böyle bir durumda çevrimiçi bir self servis rezervasyon portalı aşağıdakileri sağlar: vatandaş/delege için bu gerekli nitelik sorularını soran ve çevrimiçi olarak randevu almalarına izin vermenin son aşamasına giden (belirlenen kriterleri karşılıyorlarsa) uyumlu bir yolculuk. Gereksinimleri karşılayamama nedeniyle randevu alamamaları durumunda, süreçte bir sonraki aşamaya geçmelerine yardımcı olmak için nedenleri ve eylem adımları açıklanır. Vatandaşlara/temsilcilere bu şekilde online randevu alma olanağı verilmesi, kayıt memurlarının zamanının verimli kullanılmasını sağlar.

Bir ticari etkinlik organizasyonu söz konusu olduğunda, bir self servis portalının kullanılması, temiz ve doğru verilerden gelişmiş delege yönetimine kadar bir dizi açık ve tanımlanmış verimlilik avantajına sahiptir. Self servis etkinlik portalı, delegenin rezervasyon noktasından ödemeye ve gün kaydına kadar çevrimiçi kayıt yapmasına olanak tanır; delegelerin yolculuğunun hızlı, acısız ve hatasız olmasını sağlamak. Verimliliği düşük etkinlikler, kötü organize edilmiş ve yönetilmiş etkinliklerdir ve delegeleri yetersiz bir deneyimle bırakarak gelecekteki etkinliklere delege katılımının azalmasına neden olur.

Etkinlik yönetimi yazılımı, etkinlik yöneticilerinin daha yüksek düzeyde verimlilikle daha başarılı etkinlikler planlamasına yardımcı olabilir. Ancak faydalar yalnızca etkinlik yöneticilerine yönelik değildir – delegeler/vatandaşlar daha esnek ve uygun iletişimin, daha az hatanın ve iyileştirilmiş etkinlik deneyimlerinin ödüllerini alabilirler. Etkinlik yönetimi endüstrisinin artan maliyetler, azalan bütçeler ve daha düşük delege katılımı ile vurulmasıyla, etkinlik düzenleyen işletmelerin mümkün olduğunca verimli olması ve etkinlik süreçlerini sürekli olarak iyileştirmenin yollarını bulması çok önemlidir. Verimlilik konularını doğrudan ele alan ve teknoloji kullanımını kullanan şirketler, etkinliklerinin şimdi ve gelecekte başarılı olmasını sağlayacaklardır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir